FAQ Open System – Solution de réservation en ligne

Un planning de réservation unique pour piloter ses disponibilités sur l’ensemble de vos points de vente en ligne.

Les avantages de la réservation en ligne avec Open System ?

  • Gagner du temps sur la gestion de vos plannings
  • Ne manquer aucune réservation 24h/7j
  • Récolter des informations sur vos clients
  • Faire payer les réservations en ligne grâce à une solution de paiement sécurisé
  • Disposer d’un outil adapté à votre activité
  • Utiliser un planning unique pour la diffusion de l’ensemble de vos offres
  • Bénéficier d’un Channel Manager pour une distribution à grande échelle (présence sur Expedia, Booking.com…)
  • Améliorer sa visibilité à travers l’ensemble du réseau

Adoptez Open System pour diffuser vos offres sur un large réseaux !

Comment activer Open System ?

Si le prestataire fait partie d’un territoire équipé avec Open System (comme la Drôme / Isère), il doit faire une demande auprès du référent territorial.

C’est ce référent qui signera un contrat avec le prestataire pour obtenir Open System, puis fera la demande à AR pour la création du compte. Une fois le compte créé, AR envoie les identifiants du prestataire au référent. Il s’occupera ensuite de l’accompagnement pour la mise en production et de la formation du prestataire.

. Délai entre la demande au référent et la confirmation : variable, tout comme les conditions en fonction du territoire (voir avec le référents ce qui est requis)

. Délai création compte OS > environ 48h
(AR n’a besoin que d’une adresse postale et d’une adresse mail)

. Délai de mise en production > environ 48h

Si le prestataire ne fait pas partie d’un territoire équipé avec Open System, il peut la demande directement à AR qui accompagnera le prestataire pour définir si l’installation est possible et sous quelle conditions (cas par cas).

 

Comment activer une passerelle ?

Retrouvez la liste des passerelles compatibles avec l’Open System ici.
Chaque éditeur impose ses propres spécificités de mise en place.

Reserv-IT

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’hôtel qui souhaite activer la passerelle.
2/ L’hôtelier doit se rapprocher de son chargé clientèle Reserv-IT et lui demander la connexion avec l’Open System d’Alliance Réseaux. Il se peut que son chargé clientèle lui demande de renseigner ce document : http://documentation.open-system.fr/reserv-it/Fiche-connexion-ReservIT-Open-System.pdf
3/ Interface Technologies contact Alliance Réseaux et effectuent ensemble les configurations techniques.
4/ Alliance Réseaux fait apparaître l’hôtel sur le site de démo du territoire
5/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Avail Pro

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’hôtel qui souhaite activer la passerelle.
2/ En parallèle, l’hôtelier envoie depuis son outil Avail Pro une demande d’adhésion au groupe « Alliance Réseaux (groupe 7586) ».
Il peut être demandé à l’hôtelier de saisir un identifiant, un utilisateur et un mot de passe. Il devra saisir « Availpro » pour chacun de ces champs, puis valider.
3/ Alliance-Réseaux et Avail Pro procèdent aux configurations techniques.
4/ Alliance Réseaux fait apparaître l’hôtel sur le site de démo du territoire
5/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

NovaRésa

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’hôtel qui souhaite activer la passerelle, ainsi que l’idFirm de l’établissement.
2/ Alliance-Réseaux et NovaRésa procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître l’hôtel sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

 

ITEA

1/ Le territoire doit se rapprocher en premier lieu d’ITEA pour activer un point de vente dédié à l’Open System.
2/ Le territoire communique à Alliance Réseaux « l’Id Environnement » , les Conditions générales de vente dans un format texte, ainsi que le login et mot de passe, transmis par ITEA.
3/ Alliance-Réseaux et ITEA procèdent aux configurations techniques.
4/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots sur le site de démo du territoire
5/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

GPI

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail) et les Conditions générales de vente dans un format texte.
2/ L’agence doit demander en parallèle à GPI (assistance@spi.immo) de nous communiquer les éléments de configuration de l’Agence, à savoir :
– Nom de l’Agence
– Adresse postale de l’Agence
– Tel de l’agence
– Mail de l’Agence
– Code Agence
– IP ou URL du Serveur de l’Agence (URL Agence)
3/ Alliance-Réseaux et GPI procèdent aux configurations techniques.
4/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
5/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

HomeRésa

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail) et les Conditions générales de vente dans un format texte.
2/ Alliance-Réseaux et HomeRésa procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Arkiane

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail),les Conditions générales de vente dans un format texte, ainsi que la version du logiciel Arkiane (v1 ou v2).
2/ Alliance-Réseaux et HomeRésa procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Hélios

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail), les Conditions générales de vente dans un format texte, ainsi que le code agence.
2/ Alliance-Réseaux et Hélios procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Zephyr

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail), les Conditions générales de vente dans un format texte, ainsi que l’id agence.
2/ Alliance-Réseaux et Zephyr procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Interhome

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail).
2/ Alliance-Réseaux et Interhome procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Résalys

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées de l’agence qui souhaite activer la passerelle (Nom de l’agence, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail), et les Conditions générales de vente dans un format texte.
2/ Alliance-Réseaux et Résalys procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux met à disposition de l’hébergeur une interface permettant de surcharger le descriptif des lots. En effet la passerelle Résalys envoi des éléments descriptifs partiels.
4/ Alliance Réseaux fait apparaître les lots de l’agence sur le site de démo du territoire
5/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

 

Thélis

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées du camping qui souhaite activer la passerelle (Nom, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail), le Login, mot de passe, id Site et les Conditions générales de vente dans un format texte. La documentation d’aide à la configuration de l’opérateur Open System peut être transmise au propriétaire.
2/ Alliance-Réseaux et Thélis procèdent aux configurations techniques.
3/ Alliance Réseaux fait apparaître le camping sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

Ctoutvert

1/ Communiquez à Alliance Réseaux les coordonnées du camping qui souhaite activer la passerelle (Nom, coordonnées postales, téléphoniques et adresse mail).
2/ Alliance-Réseaux et Ctoutvert procèdent aux configurations techniques.

3/ Alliance Réseaux fait apparaître le camping sur le site de démo du territoire
4/ Le territoire suit la demande habituelle de passage en production.

 

Quel est le coût de mise en place de la passerelle ?

Alliane Réseaux ne facture aucun frais de mise en place. Cependant, l’activation de passerelle repose également sur les conditions tarifaires de l’éditeur, dont Alliance Réseaux n’a pas connaissance.

Les propriétaires / prestataires doivent donc se rapprocher de leur chargé clientèle pour déterminer les éléments à envoyer à Alliance Réseaux, puis les éventuels coûts, en cas d’ouverture d’une passerelle vers l’Open System d’Alliance Réseaux.

 

Comment déployer le HTTPS sur mon site de réservation ?

Un mode opératoire est disponible pour vous assister dans le déploiement du HTTPS sur votre site de réservation : http://documentation.open-system.fr/open-news/AllianceReseaux_mode_operatoire_deploiement_https.pdf

Cette procédure concerne uniquement les sites de réservations qui utilisent leur propre sous domaine de réservation (ex : reservation.monsite.com).

Les sites de réservation et/ou tunnel d’achat qui utilisent uniquement un sous domaine monsite.for-system.com ne sont pas concernés par la mise en place de nouveaux certificats.

 

Comment est constitué un code UI ?

L’identifiant fournisseur n’est pas adapté lorsqu’on souhaite voir 1 produit d’un fournisseur. Un propriétaire de meublés ou une centrale a un seul identifiant fournisseur. Chaque meublé de cette centrale ou de ce propriétaire a donc son propre CodeUI.

Le CodeUI Open System est une chaîne de caractères composée de 3 informations séparées par 1 tiret:

– Un code « Metier » (précisant le logiciel utilisé par le prestataire)
– Un code « Fournisseur » (identifiant fournisseur Open System du prestataire)
– Un code « Produit » (pas nécessaire si on souhaite faire une recherche sur l’ensemble des disponibilités des produits d’un fournisseur).

Comment est composé le CodeMetier ?

Ce n’est généralement pas nécessaire de savoir composer le code métier car ces informations sont directement récupérées par le biais d’exports fournis par Alliance Réseaux mais voici les principales significations des CodeMetier qui peuvent vous concerner:

– Outils Open System

OSMB: Open Pro Meublés
OSCH: Open Pro Chambres d’hôtes
OSCA: Open Pro Campings
HRIT: ReservIt Open Pro
OPBI : Open Billet
OPLM : Open Location de Matériel
OPRF : Open Refuge
OPBO : Open Boutique
OPTR : Open Transport
OPRE : Open Resto

– Passerelles

ITEAG: Meublé ITEA
ITEAC: Chambre d’hôtes ITEA
MARK: Meublé Arkiane
GPIM: Meublé GPI
HELI: Meublé Hélios
HRES: Meublé Home Résa
ZEPH: Meublé Zephyr Enova
HRIT: Hôtel ReservIt Hotel, Reserv-IT Open System
CVERT: Camping Ctoutvert (SecureHolidays)

UNIC: Camping Thélis Unicamp webcamp
AVAI : Availpro
INTH : Interhome
RESAL : Resalys

 

Tous les logiciels Open System et en passerelle sont-ils compatibles avec One Shot Pay ?

Les outils en passerelle suivants, ne sont pas compatibles avec One Shot Pay :

– Interhome
– B2F
– Ingénie

Il existe une particularité pour Ctoutvert, car la surcharge de la solution de paiement est possible, mais elle sera appliquée à l’ensemble des campings du territoire. La configuration n’est pas faite au niveau de l’établissement directement.

 

Un éditeur de solutions pour les hébergeurs souhaite se connecter à l’Open System. Est-ce possible ?

Oui, il est possible de donner accès à l’API Open Pro à cet éditeur.

Consultez la page : https://www.open-system.info/documentation-api-openpro et retrouver l’enemble des informations nécessaires à cette mise en place.

Pour toute demande d’accès à l’API Open Pro, l’éditeur doit contacter : support@alliance-reseaux.com, en spécifiant le nom de sa société et ses coordonnées.

 

Un éditeur de solutions pour les prestataires d’activité et de loisirs souhaite se connecter à l’Open System. Est-ce possible ?

Oui, il est possible de donner accès à l’API Open Billet à cet éditeur.

Consultez la page : https://www.open-system.info/documentation-api-openbillet et retrouver l’enemble des informations nécessaires à cette mise en place.

Pour toute demande d’accès à l’API Open Billet, l’éditeur doit contacter : support@alliance-reseaux.com, en spécifiant le nom de sa société et ses coordonnées.

Web Planning Open Pro

 

Comment sont calculés les prix ?

Le fonctionnement actuel du mode de calcul des nuitées est conçu pour permettre de trouver le plus rapidement possible si l’hébergement est disponible sur la période recherchée.

Par conséquent, les opérations effectuées, pour une recherche par exemple pour une période de 4 nuits, sont :

  1. Existe t-il un tarif pour un séjour commençant à la date recherchée et d’une durée de 4 nuits ? Si oui, l’hébergement est disponible au prix spécifié par le tarif de 4 nuits.
  2. Sinon, existe t-il 4 tarifs à partir de la date recherchée et d’une durée de 1 nuit ? Si oui, l’hébergement est disponible et son prix est la somme des 4 tarifs.
  3. Sinon toutes les autres combinaisons possibles sont testées pour obtenir des tarifs couvrant les 4 nuits à partir de la date recherchée.

Par exemple, si un propriétaire renseigne de la disponibilité pour 1 nuit et 2 nuits, la combinaison de 2 tarifs d’une durée de 2 nuits ne sera pas évaluée car le système aura déterminé que l’hébergement est disponible en combinant 4 tarifs de 1 nuit.

Le fonctionnement décrit ci-dessus est au maximum optimisé, afin d’obtenir des temps de réponse acceptables lors d’une recherche de disponibilité.

 

Y-a-t-il un temps de mise à jour entre Open Pro et le site Internet ?

Lorsqu’un prestataire effectue une modification dans les dossiers de réservation (annulation / suppression), il se peut qu’un temps d’attente soit constaté avant que les lots soient de nouveau disponibles en ligne, on dit alors que le dossier est resté dans les caches.

Les caches sont vidés automatiquement après un temps d’attente d’environ une heure. Dans ce type de situation nous vous invitons à informer vos prestataires de ce possible temps d’attente.

Nous vous confirmons qu’il n’est en aucun cas possible d’avoir un surbook à cause du cache. La disponibilité réelle de l’hébergement est automatiquement vérifiée avant que l’internaute puisse le réserver. Le tarif réel de l’hébergement est également récupéré lorsque qu’il est ajouté au panier. Le cache intervient uniquement lors des recherches de disponibilités et leur permet de retourner des résultats plus rapidement.

 

Comment est calculé le tarif indicatif affiché en ligne ?

Dans le fonctionnement prévu par Open Pro, le tarif indicatif se calcule à partir de la formule la moins chère associée à la tranche d’âge la plus chère. Ce fonctionnement a été prévu pour un affichage optimal dans le maximum des situations. Il est en effet extrêmement rare qu’un prestataire applique une prix plus élevé à la tranche d’age « enfant ».

 

Est-il possible de gérer la taxe de séjour dans Open Pro ?

Par définition, la taxe de séjour doit être réglée à part du prix de la location, elle doit en effet être réglée à l’arrivée ou au départ du client et non pas au moment de la réservation. Pour cette raison nous déconseillons aux prestataires de la gérer dans Open Pro comme un supplément.

Il est conseillé de mentionner dans les conditions générales de ventes qu’une taxe de séjour de X euros par jour et par personne devra être réglée sur place. Il est possible d’ajouter également cette information dans l’onglet PARAMÈTRES > PERSONNALISATION DES EDITIONS > DOSSIER DE RESERVATION > INFORMATIONS GÉNÉRALES afin que cette donnée soit également présente dans les contrats de réservations qu’ils feront parvenir à leurs clients.

 

Quelle est la règle d’affichage des hébergements Open Pro en ligne ?

L’ordre présent dans l’outil Open Pro n’intervient pas sur l’affichage en ligne, il sert uniquement au prestataire à classer ses hébergements dans son outil pour une meilleure visibilité en fonction de ses attentes.

Les chambres sont affichées selon leur critère de capacité : de la plus petite capacité à la plus grande.

La réservation en ligne d’un bien le jour même ne fonctionne pas sur le widget planning.

Le widget de recherche de disponibilité autorise par défaut la réservation le jour même tandis que le widget planning non. Cela se paramètre dans les options avancées du widget si ce changement est nécessaire.

N’oubliez pas de regénérer le widget, et de remplacer le code de celui-ci sur votre site.

Web Planning Open Billet

 

Comment configurer un widget direct « par organisateur » ?

Depuis le menu « Billet », exportez l’ensemble de vos prestations vers Excel. Récupérez ensuite l’identifiant organisateur présent dans la colonne « AV ».

Si vous souhaitez générer un widget « par organisateur », le code UI devra être composé de cette manière : CP-OPBI-identifiantFRS-identifiantORGANISATEUR.

Utilisez le lien de génération pour générer facilement votre widget « par organisateur ».

 

Comment afficher le stock restant de mes billets ?

Rendez vous dans l’onglet « Widgets » > Sélectionnez le billet > Cliquez sur « Options Avancées » > « Afficher le stock » > Oui. Régénérez le widget pour voir afficher la modification. Copiez-coller le nouveau code sur l’espace de réservation.

 

Comment fonctionne l’ordre d’affichage des billets sur un site ?

L’ordre est le suivant :
1 – Classement par thème. Les billets sont regroupés et classés par thème.
2 – A l’intérieur d’un même thème regroupement et classement par Organisateur (selon l’ordre de création).
3 – A l’intérieur d’un même organisateur, classement par ordre des billets.

Comment ajouter des champs automatiques dans les mails de confirmations de réservation ?

Vous pouvez utiliser les balises suivantes directement dans le contenu des mails :
{Titre}: titre du contact
{Nom}: nom du contact
{Prénom}: prénom du contact
{PrestataireIdentite}: identité du prestataire
{PrestataireAdresse}: adresse complète du prestataire
{PrestataireEMail}: adresse e-mail du prestataire
{Numero}: numéro de la commande
{PourcentageAcompte}: pourcentage d’acompte (suivi du symbole %)
{MontantAcompte}: montant de l’acompte en euros (suivi du symbole €)
{Solde}: montant du solde (suivi du symbole €)
{Total}: montant total de la commande (suivi du symbole €)

Exemple :
Bonjour {Titre} {Nom},
Nous vous remercions pour votre commande id {Numero}, dont le total s’élève à {Total}

Est-il possible d’archiver les ventes des années précédentes ?

Oui. Rapprochez vous du Support Technique d’Alliance Réseaux en précisant l’identifiant fournisseur du compte concerné, ainsi que la période d’archivage.

 

Je souhaite ajouter des statuts de vente dans le Suivi des Ventes. Comment procéder ?

Rapprochez vous du Support Technique d’Alliance Réseaux en précisant l’identifiant fournisseur du compte concerné, ainsi que les différents statuts à ajouter.

 

Existe-t-il des cas de surbooking ?

Oui. Il ne s’agit pas d’un manque de fiabilité de l’outil mais de son mode de fonctionnement; l’outil Open Billet est avant tout un outil de vente en ligne, il n’a pas été conçu pour la gestion complète d’une billetterie. Aussi la notion de stock sur l’outil doit être envisagée par les utilisateurs comme une sorte allotment dédié à la vente en ligne.

Les modifications de stock sur les Open Produit ne sont effectuées qu’au moment de la récupération de la vente dans l’Open System.

Tant que la vente n’est pas enregistrée, le stock n’est pas modifié. Cette action est réalisée en temps réel, mais, si plusieurs internautes mettent dans leur panier des billets, (les derniers disponibles en ligne) pour une prestation à la même date, le même horaire et le même produit; il peut se produire ces cas de « surbook ».

L’Open Produit ne fonctionne pas sur la même base que les Open Pro; les hébergements sont bloqués de manière temporaire sur la disponibilité concernée durant la session utilisateur et ce jusqu’à la perte de session ou la validation de la réservation.

Cette méthodologie n’a pas été envisagée, et ce de manière volontaire, sur l’Open Billet car le résultat pourrait être négatif.

Un internaute bloque dans sa session 15 billets qui sont les derniers disponibles et finalement ne les réserve pas; le laps de temps de sa session les internautes n’ont pu que constater l’absence de disponibilités et abandonnent leur volonté de réserver en ligne.

Sur ce type de produits Billetterie, le blocage temporaire des stocks serait contre-productif car il freinerait des ventes. Ceci est d’autant plus marquant dans le cadre d’événements spéciaux qui ont lieu durant une période donnée avec un nombre d’entrées limité.

Si chaque internaute bloque des billets lors de sa session, le stock disponible en ligne se verrait directement impacté et les ventes seraient freinées.

Les utilisateurs qui mettent en place des billets avec stock doivent se garder une marge de sécurité quitte à modifier au fur et à mesure le stock disponible ou le mettre à jour avant la date de fin de vente.

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